Rencontre CLR/Minto - mars 2024

Le CLR a rencontré M. Carmelo Contarini, Directeur Régional pour Montréal et M. Eric Cao, Gestionnaire Immobilier pour le Rockhill, en tant que représentants de Minto. M. Contarini a indiqué qu'il avait invité son supérieur chez Minto, le Directeur des Opérations pour Montréal, qui serait présent lors de discussions futures.

1. Augmentation de Loyers

La discussion sur l'augmentation des loyers était le premier sujet de la réunion entre le CLR et l'administration de Minto. Le CLR a présenté l'outil de cacul du TAL rempli avec les chiffres estimés, en l'absence de données fournies par Minto. Cette démarche visait à obtenir des corrections nécessaires de la part de Minto en vue d'une négociation informée.

• Fourniture des données manquantes : Carmelo Contarini a reconnu avoir oublié de fournir le Formulaire RN (Renseignements Nécessaires à la fixation de loyers) avec les chiffres requis mais a promis que ces informations seraient transmises immédiatement par une employée de Minto. Le CLR a reçu ce formulaire plus tard dans la journée, et une analyse a été préparée (en savoir plus)
• Différences dans les augmentations avril versus mai/juin : Des discussions antérieures avec une représentante de l'immeuble B avaient révélé une pratique consistant à calculer différemment les augmentations de loyer pour les baux se terminant en avril par rapport à ceux se terminant en mai, soi-disant en raison de la fin de l'année fiscale. Cependant, cette pratique semble avoir été sans fondement, et M. Contarini a clarifié que l'année fiscale de Minto coïncidait avec l'année civile, contredisant l'explication précédemment donnée. La vraie raison de la différence était l'absence de préparation des chiffres à temps par le groupe de facturation à Ottawa, ce qui a obligé l'équipe du Rockhill à envoyer des augmentations basés sur les chiffres de l'année précédente, soit 4.5%.
• Communication d'information correcte : Le CLR a suggéré que l'administration prépare à l'avance des réponses aux questions fréquentes pour que ses représentants puissent répondre correctement aux questions des locataires.

Ce point a mis en lumière les défis de communication et de processus autour des augmentations de loyer, soulignant la nécessité d'une meilleure préparation et transparence de la part de l'administration de Minto.

2. Inspection d’alarmes – Immeuble B

L'inspection des alarmes dans l'immeuble B a soulevé plusieurs préoccupations chez le Collectif des Locataires du Rockhill (CLR), qui a reconnu l'importance de ces inspections tout en relevant plusieurs aspects qui auraient pu être gérés différemment par l'administration de Minto pour minimiser l'impact sur les locataires.

• Communication et Gestion : Le CLR a critiqué la manière dont l'avis d'inspection a été communiqué, notant particulièrement l'envoi tardif et non-conforme à la loi des avis et l'absence d'un plan détaillé informant les locataires du jour exact de l'inspection sur leur étage. Cette situation a créé de l'incertitude et du désagrément qu'on ne peut qualifier de raisonnable, notamment en ce qui concerne la durée annoncée de dix jours pour les inspections.
• Pratiques d'Inspection : Des problèmes ont été soulevés concernant le respect de la loi et des bonnes manières, notamment l'absence de permission pour retirer certains équipements, ce qui a laissé des trous visibles dans les logements. De plus, la coordination avec le fournisseur a été mise en question, notamment en termes de ponctualité et de gestion des imprévus. Le choix de 10h AM pour effectuer un test d'intégration a mené à une panne de 90 minutes qui aurait du être anticipée avec une meilleure compréhension du travail par le chargé de projet de Minto.
• Suggestions pour l'Amélioration : Le CLR a proposé plusieurs améliorations, notamment une meilleure planification et communication en amont des inspections, l'adoption d'un registre des bonnes pratiques similaire aux standards de qualité pour la gestion de propriétés, et l'envoi d'une lettre d'excuse aux locataires, clarifiant les actions qui seront prises pour éviter de tels problèmes à l'avenir.
• Réaction de Minto : Eric Cao a exprimé des regrets quant à la situation et a reconnu la nécessité d'une meilleure communication. Il a été noté que des circonstances imprévues avec le fournisseur avaient contribué aux problèmes rencontrés. Toutefois le CLR a contesté cette interprétation des faits, en présentant plusieurs pratiques simples qui auraient clairement amélioré le déroulement de cette opération du point de vue logistique, légal et impact sur les locataires. (Une suggestion a été envoyée par courriel après cette rencontre pour organiser une consultation avec les locataires intéressés au préalable d'une opération affectant tous les locataires, pour éviter des problèmes sautant aux yeux comme lors de cette inspection.)

3. Problèmes d’Ascenseurs

Le sujet des ascenseurs a été abordé, soulignant une préoccupation majeure pour les locataires du Rockhill en raison d'un historique de problèmes techniques récurrents depuis le début de la dernière année. Le CLR a interrogé sur l'obsolescence potentielle des équipements et les plans de Minto pour y remédier.

• État des Ascenseurs : Eric Cao a expliqué que, compte tenu de l'âge des ascenseurs et de la difficulté à trouver des pièces de rechange, la gestion rencontrait des défis pour maintenir le bon fonctionnement des installations. Il a révélé que Minto travaille actuellement avec deux entreprises pour aborder ces problèmes et a initié un projet de modernisation des ascenseurs, qui est à l'étape d'étude. Bien qu'il soit souhaité réaliser ce projet en 2024, il est possible que cela s'étende jusqu'en 2025.
• Communication et Gestion des Attentes : Carmelo Contarini a confirmé que le projet de modernisation avait été récemment validé et que le CLR était parmi les premiers informés de cette décision. Le CLR a encouragé Minto à être transparent concernant les échéances du projet, notant que l'absence de communication crée une déception certaine chez les locataires, tandis qu'une communication ouverte, même si elle risque de ne pas toujours être exacte, est préférable à aucune information.
• Précédentes Communications : Eric Cao a mentionné que des discussions et des courriels concernant le projet avaient déjà été envoyés, mais le CLR a indiqué ne pas avoir un reçu ces courriels concernant la modernisation, et la seule discussion avec le CLR se portant sur l'apparence délabrée des cabines d'ascenseur plutôt que sur les équipements mécaniques.

Ce point de discussion a mis en évidence la nécessité pour Minto de s'engager dans un dialogue ouvert et continu avec les locataires concernant les améliorations des infrastructures, notamment en ce qui concerne des services aussi cruciaux que les ascenseurs. La transparence dans la planification et la communication des projets de modernisation est essentielle pour maintenir la confiance des locataires et gérer efficacement leurs attentes.

4. Problèmes de facturation

Le Collectif des Locataires du Rockhill (CLR) a à nouveau soulevé les problèmes persistants de facturation rencontrés par les locataires, marquant une source de frustration et de confusion considérable.

• Erreurs Récurrentes : Le CLR a exprimé sa préoccupation quant aux erreurs répétées de facturation, signalant que malgré les discussions précédentes avec Minto, de nouveaux cas de facturation incorrecte continuent d'être rapportés par les locataires au CLR. Ces erreurs, parfois répétitives et difficiles à corriger par Minto, alimentent un stress et une colère parmi les résidents.
• Implications Financières : Le CLR a également souligné l'importance d'une facturation exacte non seulement pour les locataires mais aussi pour la santé financière de Minto REIT. Des erreurs dans la comptabilité peuvent avoir des répercussions sur les déclarations financières à la base des distributions mensuelles aux actionnaires, d'où l'urgence de rectifier ces anomalies afin d'éviter des accusations d'informations financières inexactes voir frauduleuses.
• Réponse de Minto : Carmelo Contarini a exprimé sa surprise, croyant que tous les cas antérieurs avaient été résolus. Cette remarque a souligné un décalage dans la communication et la résolution des problèmes entre la direction et les locataires, puisque Minto semble s'attarder aux cas par cas, tandis que le CLR réclame une amélioration dans le processus et la communication.
• Solutions Proposées : Le CLR a insisté sur l'importance de comprendre l'origine des erreurs pour prévenir leur récurrence. Exemples donnés: les erreurs liées à l'ancien système d'allocation des places de stationnement; les facturations répétées non justifiées qui n'arrivent pas è être corrigées malgré les interventions répétées des locataires. Le CLR demande une évaluation des procédures et systèmes actuels pour identifier et corriger les failles.
• Action Corrective : Le CLR a proposé la création d'un sondage pour quantifier l'ampleur du problème parmi les locataires et a encouragé Minto à adopter une approche plus proactive pour vérifier et corriger les erreurs de facturation, soulignant l'importance de cette démarche tant pour la satisfaction client que pour la précision des résultats financiers. (Suite à cette réunion, un sondage a été entrepris par le CLR)

Ce point met en lumière les défis auxquels Minto est confronté en matière de gestion de la facturation et l'impact significatif de ces problèmes sur la relation entre les locataires et l'administration. Une communication ouverte, une vérification diligente des procédures et une résolution rapide des erreurs sont cruciales pour restaurer la confiance et assurer la transparence financière.